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Gli strumenti della comunicazione interna

Di 25 Settembre 2020


Tempo di lettura: 3 minuti

Come gestire al meglio la comunicazione interna?

 

Cosa ti racconto.

Quali strumenti utilizzare

 

Dopo aver parlato di cosa sia la comunicazione interna e del perché sia così importante e dopo esserci soffermati su quanto sia fondamentale la condivisione dei valori in azienda , oggi parliamo in modo un po’ più specifico degli strumenti della comunicazione interna.

Non è questa la sede per un’analisi dettagliata e approfondita dei vari strumenti, ma quello che vogliamo lasciarvi è qualche suggerimento e qualche dritta che speriamo possano tornarvi utili.

 

I GRANDI CLASSICI

Esistono degli strumenti che sono considerati “i grandi classici” della comunicazione interna, vale a dire quelle modalità di condivisione delle informazioni interne che vanno dalla presenza dell’Intranet, all’invio di una Newsletter periodica dedicata ai dipendenti e collaboratori, dall’house organ (il periodico cartaceo per tutti i dipendenti) alle circolari interne fino ad arrivare alle sempre utili (se ben gestite!) riunioni e team building.

 

MA NON SOLO!

Ma non fermiamoci a queste modalità che, seppur fino ad oggi abbiano funzionato, non è detto che siano ancora attuali e attuabili.

C’è tutto un mondo di applicazioni, programmi e strumenti figli del nostro tempo che vanno assolutamente considerati e testati!

 

1.

Partiamo dalla base: può sembrare una banalità ma l’avere un calendario aziendale condiviso ahimè non è così scontato. Sapere cosa accadrà in azienda, gli appuntamenti più importanti aiuta moltissimo lo spirito di condivisione! Se, per esempio, c’è la visita in azienda di una personalità importante perché non informare i dipendenti? 

 

2.

Ci sono poi una serie di risorse in cloud utili per la condivisione di strumenti e documenti. Fino ad una certa capienza queste risorse di storage sono gratuite, ma anche i canoni business comunque hanno costi perfettamente affrontabili per le aziende. In ogni caso anche le risorse gratuite sono un ottimo modo per iniziare ad entrare in una prima modalità di condivisione, con lo scopo, naturalmente, di arrivare alla costruzione della famosa cultura aziendale di cui abbiamo parlato anche negli articoli precedenti.

Prendiamo per esempio il reparto commerciale: quanto sarà utile avere sempre a disposizione sul proprio tablet, computer o smartphone la scheda tecnica di un particolare prodotto da poter immediatamente girare al proprio cliente? Non si dimentichi, poi, il vantaggio di avere sempre a portata di click un prodotto sempre aggiornato, senza dover per forza attendere tempi di stampa tipografica.

Inoltre, questi strumenti possono risultare molto utili ai vari team per condividere e lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, report, analisi, e chi più ne ha più ne metta, senza perdersi tra i vari file _DEF, _Ok, _DEF 2, _ULTIMO…ecc.

Possiamo contare sui famosi Google Drive, OneDrive, Dropbox, Sharepoint…e collegati ad essi possiamo trovare ulteriori strumenti e tools che ci permettono di lavorare in team per la condivisione di documenti, per gestire videochiamate, per chattare con i colleghi, per gestire progetti. Per citarne alcuni: Teams, Slack, Trello, Asana, Basecamp.

Insomma, un notevole risparmio di tempo che tra l’altro permette alle persone una gestione agile del lavoro anche in smartworking.

 

3.

Altri esempi di strumenti più innovativi e più attuali da poter utilizzare per la propria comunicazione interna sono ad esempio le Brand Radio. Siamo abituati a sentirle in sottofondo quando andiamo nei grandi supermercati, per esempio, ma perché non pensarle anche per la propria azienda? E se il concetto di “radio” sembra troppo complesso da attivare, non ci sono problemi! Ci sono applicazioni gratuite come Spotify che vengono in nostro aiuto e che permettono di creare delle playlist personalizzate per qualsiasi situazione.

 

4.

Ma consideriamo anche i social network! Dal report digital 2020 di Wearesocial  emerge come “Sono infatti quasi 50 milioni le persone online in Italia su base regolare, e 35 milioni quelle presenti ed attive sui canali social. In entrambi i casi, registriamo un aumento rispetto alla rilevazione del 2019. Non è solamente la quantità di persone presenti ed attive a crescere, ma anche il tempo che decidiamo di passare online: spendiamo 6 ore connessi ad internet ogni giorno, e 1 ora e 57 minuti sui social, in aumento rispetto al dato rilevato nel 2019, che si era fermato a 1 ora e 51 minuti.”

Perché dunque non considerare anche lo sviluppo di social interni alla propria azienda? Naturalmente in questo caso si parla di aziende medio grandi, con un numero di dipendenti elevato per poter attivare un servizio di questo tipo. Ci sono delle soluzioni standard come Facebook Worplace, Yammer o IBM Connection, ma esistono anche soluzioni create ad hoc sulle grandi aziende, come Noilab di Vodafone.

 

5.

Un accenno doveroso va fatto anche all’attualissimo concetto di gamification applicato alla formazione dei propri dipendenti, cioè l’utilizzo dei sistemi e delle regole tipiche del gaming per migliorare lo spirito di gruppo, avere un coinvolgimento maggiore e migliorare le performance. Ma forse questo argomento lo affronteremo in modo più approfondito nelle prossime News!

 

 

La panoramica che abbiamo dato non è certamente completa ed esaustiva, ma vuole essere uno spunto per trovare soluzioni sempre nuove e che possano essere performanti per la propria azienda.

L’importante è comprendere quale strumento sia più adatto alla propria organizzazione, semplice o complessa che sia, ma la comprensione dello strumento ideale,  passa sempre e comunque da una condivisa e  chiara visione e strategia aziendale!

 

 

FONTI:

WEARESOCIAL

INSIDE MARKETING

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