Nella nuova playlist Christmas Songs 2: la musica delle feste,

abbiamo aggiunto qualche nuovo brano e soprattutto potete  integrarla con le vostre musiche natalizie preferite.

La musica unisce ed emoziona!

Così vi auguriamo di emozionarvi condividendo con chi desiderate i momenti più belli di questo periodo.

Eccovi dunque la nostra playlist di canzoni di Natale: Xmas Songs 2. La musica delle Feste. 

Buon ascolto e mai come in questo caso possiamo dire STAY TUNED!

Arianna Ruzza

e tutto il Team di Relazioni Cosmiche 

Relazioni Cosmiche e la playlist delle feste

Siamo attivi in questo periodo e se hai qualche idea da sviluppare scrivimi direttamente su: arianna@relazionicosmiche.it 

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Le aziende che vendono prodotti tecnici lo sanno bene: una buona scheda tecnica risolve molti problemi, perché in un unico colpo d’occhio si riescono a dare ai propri clienti le informazioni necessarie.

Certamente riuscire ad organizzare le informazioni in modo che siano facilmente leggibili non è un lavoro da prendere sotto gamba, così come è importante valutare a monte le finalità di queste schede per sceglierne al meglio i canali di diffusione.

Già da queste poche righe avete capito che organizzare delle schede tecniche (sia che le si debba fare da zero, sia che si debba operare con un restyling) non è un lavoro marginale, tutt’altro, deve essere ben pianificato fin dall’inizio.

Per essere pratici (in perfetto stile Relazioni Cosmiche) analizzeremo di seguito il lavoro fatto per due dei nostri clienti: Salvi Vivai e Fruitcontrol, due aziende che trattano prodotti totalmente differenti ma che ben si prestano per un’analisi delle necessità come la stiamo impostando.

Salvi Vivai

Quando ci siamo approcciati al tema “Schede Tecniche” con il board di Salvi Vivai, l’azienda arrivava già da una precedente esperienza, ma si è reso necessario rivedere tutta l’organizzazione per tre motivi sostanziali:

• coordinare il materiale con il restyling dell’immagine aziendale che avevamo proposto come Relazioni Cosmiche
• rivedere l’elenco dei prodotti per capire se erano tutti ancora attuali o per valutare eventuali aggiunte
• riconsiderare le necessità del comparto commerciale e ripensare all’organizzazione dei contenuti
• contenere la stampa cartacea delle schede per essere più ecosostenibili

Dopo un immane lavoro di raccolta di materiale, di analisi delle informazioni e verifica delle stesse, siamo arrivati a stendere un piano di programmazione e di realizzazione di più di 70 schede tecniche.

Naturalmente abbiamo cercato di coniugare la praticità per l’impostazione di un lavoro che vede la necessità di un aggiornamento continuo di nomenclature e dettagli tecnici (così come è nel mondo vivaistico), con la praticità di un prodotto facilmente fruibile.

In poche parole: chiarito cosa scrivere e come, ci siamo chiesti quali schede stampare.

Ecco dunque la soluzione a cui siamo arrivati, attraverso uno stretto lavoro di collaborazione e scambio di idee con l’azienda che si è dimostrata molto aperta alla discussione e a rivedere completamente l’approccio al tema così come era stato impostato fino a quel momento.

Le oltre 70 schede informative sulle singole varietà sarebbero state diffuse solamente in via digitale

Questo ha permesso di:

1. evitare sprechi relativi alla stampa continua di materiale che talvolta rimaneva in eccedenza visto che doveva essere periodicamente aggiornato
2. impostare un layout semplice ma molto efficace che potesse essere modificato velocemente qualora qualche informazione dovesse essere cambiata
3. costruire uno spazio condiviso in cloud con i commerciali nel quale potessero trovare sempre il materiale aggiornato e immediatamente reperibile, in qualsiasi posto del mondo si fossero trovati

Abbiamo ideato quelle che definiamo “Schede di sintesi”

La stampa si è limitata alle “schede di sintesi” utile ai commerciali durante gli incontri con i loro clienti non sempre così tecnologici, oppure per la partecipazione a Fiere o incontri più istituzionali.

Ecco dunque che abbiamo pensato di riunificare tutte le informazioni relative ai prodotti della stessa specie in un unica brochure di 4 facciate. Un’impresa difficile, perché mai prima era stata fatta per quell’azienda, e perché ha comportato un grosso lavoro di collaborazione con i commerciali e i tecnici per analizzare le informazioni da evidenziare e per restituire loro un’organizzazione di queste informazioni che potesse essere funzionale e potesse supportare al meglio il loro lavoro.

Ne sono uscite 5 brochure certamente complesse per la mole di dati raccolti, ma semplici e immediate da utilizzare.

3 delle 5 schede tecniche di sintesi realizzate per Salvi Vivai (esterno)

La scheda di sintesi del ciliegio (dettaglio dell’interno e dell’esterno).

Fruitcontrol

Anche per Fruitcontrol il lavoro richiesto ha comportato la riorganizzazione delle informazioni e l’adeguamento al restyling dell’immagine coordinata proposta da Relazioni Cosmiche.

In questo caso gli obiettivi erano:

• definizione delle tipologie di schede: impianti e macchinari
• revisione dell’immagine delle schede
• realizzazione dei render delle macchine
• semplificazione delle informazioni inserite nelle schede
• progettazione della scheda multilingue
• formato da utilizzare prevalentemente in digitale ma con opzione di stampa

Semplificare ma allo stesso tempo essere esaustivi nelle informazioni creando uno strumento adeguato alle necessità del cliente è stata la reale difficoltà. Anche in questo caso la creazione di un formato poi gestibile direttamente dal cliente è stato un punto di riferimento nella nostra elaborazione.

La soluzione proposta è stata quella di individuare due formati differenti a seconda della tipologia di prodotto da proporre.

Nel caso dell’impianto si è pensato a una sorta di preventivo pre-impostato utile ai commerciali e allo stesso tempo coerente con tutta l’immagine aziendale.

Nel caso delle schede dei singoli macchinari, invece si è pensato ad un semplice ma pulito A4 fronte retro dove le diverse lingue sono state inserite in modo ordinato con una notevole semplificazione del testo.

Non è mancata l’attività di infografica, sempre utile per spiegazioni tecniche complesse.

Scheda tecnica servizio.

Scheda tecnica macchinario.

Scheda tecnica prodotto.

Per concludere come sempre alcuni consigli. Prima di partire con la creazione delle schede tecniche valutate bene:

• qual è lo scopo delle schede da realizzare
• comprendete prima la logica con cui devono essere realizzate le schede.
• chi sono le persone che le leggeranno
• quali sono le informazioni che sono effettivamente utili ai vostri clienti
• organizzate le informazioni in base alle priorità
• valutate se è davvero necessario stampare tutte le schede o se è sufficiente averle digitali e stamparle solo all’occorrenza. In questo caso l’ambiente ringrazia.

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La misura per essere una buona agenzia, così come noi intendiamo questa espressione in Relazioni Cosmiche, sta nell’essere sempre connessi: connessi al nostro tempo, connessi alla nostra rete di risorse, connessi “con il cervello” (per utilizzare la stessa espressione con cui ci sprona la nostra CEO Arianna Ruzza).

Si tratta di un buon consiglio, non solo in ambito lavorativo, ma per tutte le sfere della nostra vita. Essere al passo con i tempi, essere costantemente aggiornati e informati ci aiuta ad affrontare le sfide con maggior flessibilità, resilienza, limitando lo stress e ottenendo comunque ottimi risultati.

Quella del “piano B” è una tecnica che conoscono bene coloro che genericamente possiamo indicare come “organizzatori di eventi” (anche se questa espressione risulta spesso molto riduttiva e generica): anzi, spesso si cerca di arrivare al “piano Z” per poter limitare al minimo la possibilità di inconvenienti e situazioni di rischio.

Per quanto si riesca a fare un ottimo lavoro di Project Management, tuttavia, bisogna essere consci che gli imprevisti esistono, e lo scorso anno ce l’ha insegnato bene. Ecco dunque che la preparazione, la pianificazione e l’attitudine alla flessibilità vengono in nostro soccorso per trasformare situazioni di crisi in ottime opportunità. Cambiare, dunque, il piano di volo in corsa si può!

Per fare un esempio pratico: per il nostro cliente Salvi Vivai abbiamo trasformato gli open day di presentazione dei loro prodotti che si svolgevano tradizionalmente in campo in veri e propri webinar.

La visita in campo di un vivaio è una fase estremamente importante per un’azienda come Salvi Vivai, poiché è il momento in cui tutti i propri clienti, stakeholders e potenziali clienti possono realmente toccare con mano i prodotti, incontrare i tecnici, capire risvolti agronomici e commerciali dei prodotti presentati. Fino all’anno scorso era impensabile poterli gestire in altro modo se non in presenza, proprio per la loro importanza.

Quando però tutto il mondo è rimasto paralizzato Salvi Vivai ha saputo reagire e, invece di rimandare l’appuntamento, ha accettato la nostra proposta di trasformare l’evento in presenza in un evento online e di amplificare la sua portata internazionale.

Certamente si è trattato di una sfida, perché se da un lato gli strumenti e le possibilità tecnologiche già esistevano, dall’altro bisognava rendere il tutto molto semplice per permetterne la fruizione nel modo più fluido possibile ad un pubblico non abituato a questo tipo di soluzioni.

Ma in Relazioni Cosmiche non ci siamo fermati qui: abbiamo ampliato la portata dell’evento decidendo di declinarlo in 6 differenti lingue e di gestire una comunicazione ad hoc per ciascuna di esse. Per l’evento come era inteso tradizionalmente si agiva già su contatti conosciuti e potenziali, nella versione digitale, invece, abbiamo voluto attivare strategie di lead generation (generazione di contatti interessati) e di inbound marketing (creare contenuti di interesse per i potenziali clienti) che ampliassero il pubblico di destinazione del messaggio coinvolgendo nuovi contatti. Sono state attivate quindi Google ADS, è stato studiato un sito ad hoc per l’iscrizione e la fruizione del webinar, è stata fatta una campagna specifica di invio di newsletter, sono state attivate strategie di ottimizzazione della SEO, si è lavorato moltissimo su contenuti di interesse e di assoluta autorevolezza per il pubblico, oltre a studiare strumenti di feedback specifici. Per le parti digitali prettamente tecniche ci siamo avvalsi del supporto della Web Agency nostra partner DIGIFE.

Naturalmente questo è un elenco non esauriente del lavoro di ideazione, pianificazione, preparazione e realizzazione dei vari webinar, ma non è questa la sede per spiegare nel dettaglio tutte le fasi necessarie per portare alla realizzazione di questi prodotti.

Qualche consiglio, però, lo possiamo certamente dare:

• prima di partire con la realizzazione fattiva di un webinar è bene individuare lo scopo finale dell’evento: sembra un consiglio banale, ma i processi di gestione di invito, di realizzazione, di eventuale replica e di feedback sull’evento sono molto differenti a seconda che si tratti di una “semplice” presentazione o di un evento con interazione diretta dei partecipanti;
• analizzate attentamente varie piattaforme attraverso cui veicolare il vostro webinar perché non tutte vi danno le stesse possibilità! Esistono infatti piattaforme che sono gratuite solo fino ad un  limite di partecipanti, altre che non garantiscono la possibilità di interazione diretta se non in versione premium, altre ancora prevedono che l’utente debba scaricare un determinato programma per poter visionare il webinar e altre che, infine, non permettono una profilazione degli utenti utile ai vostri obiettivi;
• curate la parte video del vostro evento: sia esso registrato o in diretta. Qualche consiglio utile lo potete trovare anche in questo articolo dedicato alle videoconferenze: il tema è differente ma le buone norme valgono sempre!

Di seguito una panoramica dello sviluppo visual e di alcuni strumenti messi in atto per la preparazione e la diffusione dell’evento in italiano: buona visione!

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Un’analisi recente mi ha confermato quanto sia sconosciuto il mondo della buona comunicazione a molti professionisti. 

L’essere solo bravi, anzi bravissimi nel proprio mestiere, ahimè, non basta più per guadagnarsi nuovi clienti e mantenersi quelli storici. Questo perché nel 2020 il classico “passaparola” che si faceva a cena tra amici o facendo una chiacchiera al bar si è drasticamente ridotto.

Trovare facilmente su Google il numero di telefono del professionista a cui mi voglio rivolgere è il livello base da cui oggi non si può più prescindere. Eppure… i dati raccolti lasciano senza parole!

Ho analizzato 181 professionisti della Provincia di Modena estrapolati dagli elenchi degli  ordini professionali e ne ho valutato la loro presenza online.

Ecco i risultati:

Grafico 1- I professionisti con sito web

Commercialisti: su 64 professionisti/studi analizzati solo il 23% ha un sito web e dalle risposte fornite non sembrano neppure considerarlo una priorità.

Psicologi: su 69 professionisti/studi analizzati solo il 30% ha un sito web. Percentuale migliore rispetto a quella dei commercialisti; si sono inoltre dimostrati più aperti nel considerare la necessità di essere presenti in modo corretto online.

Dentisti/studi odontoiatrici: su 48 professionisti solo il 4% ha un proprio sito web. Qui i numeri parlano da soli.

Grafico 2 – Quanti professionisti hanno i siti web?

Da questo grafico a torta emerge che solo il 22% dei professionisti analizzati nella provincia di Modena ha un sito internet di proprietà.

Grafico 3 – La qualità dei siti dei professionisti

L’analisi qualitativa dei pochi siti internet esistenti fa emergere definitivamente la scarsa consapevolezza che i professionisti hanno della comunicazione del proprio Studio e dell’importanza sempre maggiore che questa sta assumendo.

Solo il 2% ha un sito molto buono a fronte di un 42% di siti qualitativamente scarsi.

Cosa ci raccontano questi numeri dunque?

Culturalmente molti professionisti hanno un livello di conoscenze di marketing e comunicazione elementari. Forse sono rimasti agli elenchi telefonici cartacei o agli scocciatori del telemarketing che tentavano di propinarti delle cantonate. Questa arretratezza può essere dovuta al fatto che per molte professioni con iscrizioni ad un Ordine fosse precluso, fino a pochi anni fa, farsi pubblicità.  

Come dimostrato dai dati appena esposti non è percepita l’importanza della corretta e coerente comunicazione della propria professionalità online.

Un professionista che informa i suoi potenziali clienti su chi è, su come lavora, su quali siano i servizi che offre e qual è l’approccio alla disciplina che esercita è un valore importantissimo. Permettere di scegliere con consapevolezza il professionista a cui rivolgersi evita a tutti di perdere tempo e di avere clienti poco soddisfatti e professionisti delusi.

Questa comunicazione, quindi, permette di scremare a monte i clienti che cercano effettivamente i servizi che si possono offrire.

Si intuisce chiaramente, quindi, come sia fondamentale la corrispondenza tra l’immagine che emerge online e quella del professionista nella realtà.

Per questo, prima di avviare ogni progetto, è indispensabile analizzare profondamente come si vuole apparire, per evitare uno scollamento tra la realtà e l’immagine che si va a creare online.

Ecco dunque qualche consiglio “pronto all’uso”:

1. prova a cercare il tuo nome su Google.
2. si trova facilmente il tuo numero di telefono o la tua e-mail?
3. l’indirizzo del tuo studio è corretto?

Infine una domanda: se sei un medico affideresti la tua salute ad un parente e/o amico che è appassionato di medicina ma che non si è mai laureato? Forse qualche volta ha indovinato, ma ti fideresti?

Per la comunicazione e il marketing è la stessa cosa. Serve una visita, una diagnosi e poi la cura che può prescrivere solo un professionista che è in grado di utilizzare gli strumenti e i protocolli necessari per rendere la tua comunicazione sana e vincente.

Arianna Ruzza

                 CEO&Founder 

          Relazioni Cosmiche

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Cosa ti racconto.

Quali strumenti utilizzare

Dopo aver parlato di cosa sia la comunicazione interna e del perché sia così importante e dopo esserci soffermati su quanto sia fondamentale la condivisione dei valori in azienda , oggi parliamo in modo un po’ più specifico degli strumenti della comunicazione interna.

Non è questa la sede per un’analisi dettagliata e approfondita dei vari strumenti, ma quello che vogliamo lasciarvi è qualche suggerimento e qualche dritta che speriamo possano tornarvi utili.

I GRANDI CLASSICI

Esistono degli strumenti che sono considerati “i grandi classici” della comunicazione interna, vale a dire quelle modalità di condivisione delle informazioni interne che vanno dalla presenza dell’Intranet, all’invio di una Newsletter periodica dedicata ai dipendenti e collaboratori, dall’house organ (il periodico cartaceo per tutti i dipendenti) alle circolari interne fino ad arrivare alle sempre utili (se ben gestite!) riunioni e team building.

MA NON SOLO!

Ma non fermiamoci a queste modalità che, seppur fino ad oggi abbiano funzionato, non è detto che siano ancora attuali e attuabili.

C’è tutto un mondo di applicazioni, programmi e strumenti figli del nostro tempo che vanno assolutamente considerati e testati!

1.

Partiamo dalla base: può sembrare una banalità ma l’avere un calendario aziendale condiviso ahimè non è così scontato. Sapere cosa accadrà in azienda, gli appuntamenti più importanti aiuta moltissimo lo spirito di condivisione! Se, per esempio, c’è la visita in azienda di una personalità importante perché non informare i dipendenti? 

2.

Ci sono poi una serie di risorse in cloud utili per la condivisione di strumenti e documenti. Fino ad una certa capienza queste risorse di storage sono gratuite, ma anche i canoni business comunque hanno costi perfettamente affrontabili per le aziende. In ogni caso anche le risorse gratuite sono un ottimo modo per iniziare ad entrare in una prima modalità di condivisione, con lo scopo, naturalmente, di arrivare alla costruzione della famosa cultura aziendale di cui abbiamo parlato anche negli articoli precedenti.

Prendiamo per esempio il reparto commerciale: quanto sarà utile avere sempre a disposizione sul proprio tablet, computer o smartphone la scheda tecnica di un particolare prodotto da poter immediatamente girare al proprio cliente? Non si dimentichi, poi, il vantaggio di avere sempre a portata di click un prodotto sempre aggiornato, senza dover per forza attendere tempi di stampa tipografica.

Inoltre, questi strumenti possono risultare molto utili ai vari team per condividere e lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, report, analisi, e chi più ne ha più ne metta, senza perdersi tra i vari file _DEF, _Ok, _DEF 2, _ULTIMO…ecc.

Possiamo contare sui famosi Google Drive, OneDrive, Dropbox, Sharepoint…e collegati ad essi possiamo trovare ulteriori strumenti e tools che ci permettono di lavorare in team per la condivisione di documenti, per gestire videochiamate, per chattare con i colleghi, per gestire progetti. Per citarne alcuni: Teams, Slack, Trello, Asana, Basecamp.

Insomma, un notevole risparmio di tempo che tra l’altro permette alle persone una gestione agile del lavoro anche in smartworking.

3.

Altri esempi di strumenti più innovativi e più attuali da poter utilizzare per la propria comunicazione interna sono ad esempio le Brand Radio. Siamo abituati a sentirle in sottofondo quando andiamo nei grandi supermercati, per esempio, ma perché non pensarle anche per la propria azienda? E se il concetto di “radio” sembra troppo complesso da attivare, non ci sono problemi! Ci sono applicazioni gratuite come Spotify che vengono in nostro aiuto e che permettono di creare delle playlist personalizzate per qualsiasi situazione.

4.

Ma consideriamo anche i social network! Dal report digital 2020 di Wearesocial  emerge come “Sono infatti quasi 50 milioni le persone online in Italia su base regolare, e 35 milioni quelle presenti ed attive sui canali social. In entrambi i casi, registriamo un aumento rispetto alla rilevazione del 2019. Non è solamente la quantità di persone presenti ed attive a crescere, ma anche il tempo che decidiamo di passare online: spendiamo 6 ore connessi ad internet ogni giorno, e 1 ora e 57 minuti sui social, in aumento rispetto al dato rilevato nel 2019, che si era fermato a 1 ora e 51 minuti.”

Perché dunque non considerare anche lo sviluppo di social interni alla propria azienda? Naturalmente in questo caso si parla di aziende medio grandi, con un numero di dipendenti elevato per poter attivare un servizio di questo tipo. Ci sono delle soluzioni standard come Facebook Worplace, Yammer o IBM Connection, ma esistono anche soluzioni create ad hoc sulle grandi aziende, come Noilab di Vodafone.

5.

Un accenno doveroso va fatto anche all’attualissimo concetto di gamification applicato alla formazione dei propri dipendenti, cioè l’utilizzo dei sistemi e delle regole tipiche del gaming per migliorare lo spirito di gruppo, avere un coinvolgimento maggiore e migliorare le performance. Ma forse questo argomento lo affronteremo in modo più approfondito nelle prossime News!

La panoramica che abbiamo dato non è certamente completa ed esaustiva, ma vuole essere uno spunto per trovare soluzioni sempre nuove e che possano essere performanti per la propria azienda.

L’importante è comprendere quale strumento sia più adatto alla propria organizzazione, semplice o complessa che sia, ma la comprensione dello strumento ideale,  passa sempre e comunque da una condivisa e  chiara visione e strategia aziendale!

FONTI:

WEARESOCIAL

INSIDE MARKETING

Cosa ti racconto.

L’importanza della condivisione dei valori aziendali

Nella sfera personale i valori sono quelli che ci guidano nelle nostre decisioni, che ci spingono verso il raggiungimento degli obiettivi e che ci motivano.

Nelle aziende succede esattamente lo stesso.

“È meglio vendere un gran numero di autovetture con un basso margine ragionevole che venderne meno con un ampio margine di profitto… Questo consente ad un numero maggiore di persone di comprare e godersi (l’autovettura) e dà ad un numero maggiore di persone impiego ad un buon salario. Questi sono due scopi che ho nella vita.”

Questo, di Henry Ford, è un bell’esempio di cosa voglia significhi avere una chiara la visione sulla direzione che deve intraprendere la propria azienda! 

Ed è proprio un valore che guida tutto: quello della condivisione del benessere.

Cosa ne pensiamo

Perché l’azienda abbia solide basi e ottime possibilità di successo bisogna riuscire a motivare dipendenti e collaboratori con valori che siano condivisi anche dai singoli.

Solo in questo modo tutti coloro che lavorano in azienda saranno orientati verso gli stessi obiettivi e saranno altamente motivati nel raggiungerli.

Provate a sedervi a tavolino con i vostri dipendenti e collaboratori e a parlare di quelli che sono, per ciascuno di essi, i valori dell’azienda e quelli in cui loro si ritrovano. E con valori intendiamo quei punti di forza che rendono la vostra azienda unica, che siano essi pratici, concreti e misurabili oppure astratti.

Naturalmente si tratta di un lavoro che presuppone la capacità di ascolto, di empatia, di dialettica e di analisi: un lavoro che deve necessariamente essere condotto da professionisti che sappiano indirizzare la discussione nella giusta direzione per poter arrivare poi alla condivisione di non più di 5-6 valori totali.

Rimarrete stupiti da quello che ne emergerà! Ma una volta che avrete individuato i valori condivisi, avrete completato solo a metà dell’opera. Lo sforzo successivo, infatti, sarà verificare che questi valori guidino effettivamente tutti i comparti e le azioni aziendali! Non possiamo dire, ad esempio, che un valore in cui crediamo è la risposta immediata alla necessità del nostro cliente e poi non rispondere per giorni o settimane alle sue richieste. La coerenza nel tempo, quindi, deve essere assolutamente rispettata.

I valori condivisi, quindi, aiutano ad avere un’azienda motivata e aiutano nella costruzione di quell’importante edificio che è la “cultura aziendale”.

La condivisione dei valori, unita ad una comunicazione interna che faccia sentire i propri dipendenti sempre coinvolti, aggiornati e parte integrante delle attività dell’azienda sono due fattori di estrema importanza che trasformeranno chi lavora in azienda in veri propri ambassador. Vale a dire che le persone che lavorano nell’azienda saranno i primi a parlarne bene, ad esaltarne i valori e punti di forza creando un’identità aziendale forte e una reputazione di successo.

Cosa ti racconto.

Che cos’è la comunicazione interna.

La definizione tecnica ci dice che con “comunicazione interna” si indicano una serie di attività interne, appunto, all’azienda o all’organizzazione. Lo scopo di queste attività è quello di costruire una rete di informazioni condivise tra managment e dipendenti/collaboratori, ma anche tra gli stessi colleghi, utili per rendere consapevoli tutti coloro che lavorano nell’azienda di quali siano gli scopi, gli obiettivi dell’organizzazione. 

Ci sono differenti livelli da considerare nel magico mondo della comunicazione interna. Vista la complessità del tema abbiamo cercato di focalizzarci sugli aspetti fondamentali che tratteremo in differenti articoli:

1. Cos’è la comunicazione interna 
2. L’importanza della condivisione dei valori aziendali
3. Sinergia e pianificazione degli strumenti utili

Cosa ne pensiamo

La comunicazione interna è un ambito vastissimo e strategico per ogni azienda, anche per quelle che hanno solo 2 dipendenti; provate a riflettere: se non c’è condivisione di visione, di valori, di strategia, di strumenti di lavoro dove pensiamo di poter arrivare?

A quanti di voi, come imprenditori, è successo di comunicare prima esternamente una notizia importante della vostra azienda, ignorando completamente i vostri dipendenti? Quanti hanno condiviso prima internamente il raggiungimento di un obiettivo e solo dopo lo hanno comunicato alla stampa o ad altri stakeholders?

A voi dipendenti quante volte è successo di venire a conoscenza da fonti esterne di progetti che sta sviluppando la vostra azienda di cui non avevate avuto nessuna informazione internamente?  Come vi siete sentiti in questi casi? 

La famosa “cultura aziendale” si costruisce proprio grazie ad una solida ed efficace comunicazione interna in grado di far maturare nei propri dipendenti e collaboratori (a tutti i livelli!) la consapevolezza degli obiettivi a breve, medio e lungo periodo e far sviluppare in questo modo la motivazione in ciascuno di essi per adottare comportamenti che siano funzionali alla performance aziendale. Sentirsi coinvolti aumenta il senso di appartenenza delle persone e questo permette di attirare nuovi talenti.

Non è un processo lineare, semplice, veloce e preconfezionato: si tratta di lavorare ogni giorno per snellire procedure interne, mettere a disposizione dei lavoratori strumenti e soluzioni in grado di semplificare le loro attività, condividere informazioni in maniera immediata ed efficace, coinvolgerli in tutti i cambiamenti aziendali in modo che possano essere partecipi di questi rinnovamenti favorendo in questo modo anche l’adozione di atteggiamenti proattivi alle trasformazioni.

Per intenderci è il classico “remare tutti dalla stessa parte”.

L’empatia, l’ascolto, il saper raccontare la propria azienda al di là dei numeri e delle performance diventa più che mai prioritario per l’azienda in un’ottica di sviluppo. Ma è bene tenere a mente che la stessa attenzione che si pone su questi temi rispetto a potenziali ed effettivi clienti, è necessario averla prima di tutto anche verso tutti i componenti della propria organizzazione. 

Ma nella pratica come si può lavorare in modo efficace sulla comunicazione interna?

Degli strumenti specifici e di come utilizzarli ne parleremo specificatamente più avanti, per ora possiamo comunque dire che le soluzioni sono numerose e attive a diversi livelli: si va dalle classiche circolari interne, agli eventi aziendali, dall’utilizzo di calendari condivisi a soluzioni di archiviazione di documenti cloud (ne esistono moltissimi anche gratuiti), dall’adozione di CRM ad hoc ai team building, dalle newsletter interne all’Intranet, alla messaggistica istantanea, ai banali gruppi di whatsapp.

Questi naturalmente sono solo alcune delle attività e strumenti possibili per la comunicazione interna, tanti altri ne esistono, ma tutti concorrono a quello scopo fondamentale che è far circolare informazioni chiare all’interno delle organizzazioni più o meno complesse, per fare in modo che tutti siano “allineati” sugli scopi aziendali e coinvolti nelle sue performances.

Prima di chiudere questo articolo, riflettiamo insieme su quanti cambiamenti nell’impostazione del lavoro ci ha portato questo 2020. Le incertezze, le paure, le ridefinizioni degli spazi di interazione personale che abbiamo vissuto tutti in prima persona impongono un’attenzione ancora maggiore alla comunicazione interna aziendale.  Infatti gli spazi di aggregazione e di condivisione informale che si trovavano in azienda, hanno lasciato il posto ad un rapporto più asettico governato dagli schermi del proprio computer. 

Per questo motivo si rende necessario uno sforzo ulteriore da parte dei vertici per rassicurare i propri dipendenti e collaboratori sulla modalità di gestione della crisi, sulle buone pratiche e regole adottate a salvaguardia della salute di tutti, sul supporto tecnico e formativo necessario per lavorare al meglio anche a distanza.

Siamo arrivati alla conclusione di questa prima breve panoramica, ma abbiamo già capito come la comunicazione interna sia prima di tutto condivisione, empatia e reciprocità prima ancora che una serie di specifici strumenti utili per poter guardare tutti nella stessa direzione e condividere gli stessi obiettivi.

FONTI:

INSIDE MARKETING – GLOSSARIO

MESSAGGERO GROUP

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Cosa ti racconto.

Quale stanza scegliere e quali strumenti utilizzare. 

Da marzo 2020 le piattaforme per la gestione di videochiamate hanno avuto un’impennata altissima. Tutti ne abbiamo avuto la percezione: se prima nomi come Zoom, Meet, Teams (per citarne alcuni) ci facevano un po’ di timore, oggi ci sono familiari perché li utilizziamo quasi quotidianamente.

Quello che però stupisce sono i numeri di questa crescita. Da dati diffusi da Techrepublic a inizio giugno 2020, Teams ha conosciuto un incremento dell’894%! Seguito a ruota da Zoom con un 677%, mentre Skype for Business si piazza all’ultimo posto con “solo” il 179% di aumento di utilizzo.

Una situazione impensabile fino ad inizio anno: eppure eccoci qui, la pandemia ha dato un’accelerata pazzesca al digitale spazzando via inevitabilmente anche i timori tecnologici di molti che si sono buttati in questo fantastico mondo virtuale.

Le piattaforme, dunque, ci sono e nel corso dei mesi gli sviluppatori hanno lavorato per aggiornarle in modo che potessero essere sempre più fruibili e vicine alle necessità degli utenti.

Cosa ne penso

Ora che abbiamo rotto il ghiaccio con questa modalità di lavoro è bene finalizzare questa nostra conoscenza e, visto che stiamo parlando di video, lascia che ti dia qualche consiglio per gestire al meglio la tua presenza in video riunioni. 

In questo modo non ci saranno situazioni di “disturbo” durante la riunione, che potrà procedere senza interruzioni da parte di colleghi che fanno fatica a capire cosa diciamo  o che non riescono a vederci bene in video. 

LA PREPARAZIONE DELLO SPAZIO

1. Evitare di posizionarsi in una stanza grande, potrebbe fare rimbombo, è meglio una stanza piccola e tranquilla
2. Evitare sfondi appariscenti e che distolgono l’attenzione, meglio uno sfondo neutro come per esempio una parete chiara o una libreria
3. Una buona illuminazione aiuta il video, perciò è meglio evitare di avere luci alle spalle o da un lato soltanto

LA POSTAZIONE E GLI STRUMENTI

1. Posizionare il dispositivo che si utilizzerà (smartphone o webcam) in alto o frontale al soggetto su una base fissa: se smartphone, posizionarlo in orizzontale (16:9)
2. Se possibile usare un microfono, anche quello degli auricolari va bene se tenuto vicino alla bocca
3. Il volto deve essere ben visibile e a fuoco, possibilmente al centro dell’inquadratura
4. Spegnere il telefono o metterlo in modalità aerea per evitare interferenze e momenti di disturbo 
5. Verificare prima della riunione che siano attivi gli input audio e video sia in uscita che in entrata.

FONTE:

TECHREPUBLIC

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Bot

Abbreviazione di robot che nel web gira da un sito all’altro per analizzare e raccogliere informazioni dai siti. Nella messaggistica istantanea interagiscono con gli utenti per dare risposte rapide, fare pubblicità e fare consulenza digitale immediata. Un particolare tipo di bot è il crawler, software per i motori di ricerca che copia la parte testuale dei siti per migliorare la ricerca con connessioni logiche di argomenti.

Enterprise Social Network

Social interno all’azienda che permette lo scambio di informazioni e file e garantisce un ambiente e una comunicazione più informale tra i dipendenti. Perché si sa, un dipendente felice è un dipendente produttivo!